Rekrytering handlar inte bara om att hitta rätt person för jobbet - det är också en process full av juridiska skyldigheter. Ett litet förbiseende i hur kandidatdata hanteras kan leda till kostsamma konsekvenser. Största risken? Underlåtenhet att hantera personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). I dagens integritetsmedvetna värld är spridda e-postmeddelanden, lagrade CV på stationära datorer och manuella intervjuanteckningar inte längre hållbara. Ett modernt spårningssystem för sökande (ATS) spelar en avgörande roll - inte bara för att effektivisera rekryteringen, utan för att skydda ditt företag mot juridiska misstag.
GDPR ställer stränga krav på hur personuppgifter samlas in, lagras och behandlas. Och rekrytering innebär intensiv datahantering. Du arbetar med känslig information som CV, nationella ID-nummer, kontaktuppgifter, jobbhistorik, utbildning, testresultat, referenskontroller och intervjuanteckningar. Allt detta kvalificeras som personuppgifter och måste behandlas i enlighet med GDPR.
Vanliga fallgropar är att lagra CV i inkorgar eller lokala mappar, glömma att radera föråldrad information, samla in data utan informerat samtycke eller brist på spårbarhet över vem som har öppnat eller ändrat vad. Det här är inte mindre fel - det är efterlevnadsrisker.
Det är här en väldesignad ATS gör hela skillnaden. Det ger dig strukturen och verktygen för att hantera data på ett ansvarsfullt sätt — utan att behöva juridisk expertis. En bra ATS säkerställer till exempel att kandidater ger samtycke när de ansöker, med tydligt GDPR-språk inbäddat direkt i ansökningsformuläret. Det automatiserar också datalagring: du kan konfigurera tidsgränser för hur länge kandidatinformation lagras, och när den perioden löper ut uppmanar systemet antingen åtgärder eller raderar data automatiskt.
Lika viktigt är spårbarheten. Alla åtgärder som vidtas i systemet — oavsett om du laddar upp ett dokument, tar bort en post eller skickar ett e-postmeddelande — loggas. Om frågor någonsin uppstår om datahantering har du en fullständig digital revisionsspår.
Åtkomstkontroll är också inbyggd. Du kan ange vem i organisationen som ser vad. Känslig information är endast synlig för dem som verkligen behöver åtkomst, vilket minskar risken för oavsiktlig dataexponering.
Dessutom gör en ATS det enkelt att upprätthålla kandidaternas rättigheter. Om någon begär att få sina uppgifter raderade eller vill ha en kopia av det som lagrats kan systemet behandla dessa förfrågningar säkert och snabbt, i enlighet med GDPR-reglerna.
I slutändan är den största fördelen med en ATS att det minskar risken för mänskliga fel. Manuella processer är där misstag inträffar - missade raderingsfrister, glömt samtycke eller obehörig åtkomst. Med ett digitalt system på plats blir din rekrytering strukturerad, transparent och laglig, samtidigt som du sparar tid för både HR och rekryterande chefer.
Vill du undvika juridiska fallgropar i din anställningsprocess? Kontakta oss — vi visar dig hur en modern ATS kan hjälpa dig att hålla dig GDPR-kompatibel utan att offra effektiviteten eller kandidatupplevelsen.
