Du har jobbat hårt med din rekryteringsprocess. Du har lockat starka kandidater, genomfört solida intervjuer - och sedan stannar processen. Kandidaterna väntar på feedback, och under tiden försvinner de. Tyvärr, detta är alltför vanligt. Snabb och transparent kommunikation är ett av de mest kraftfulla verktygen du har vid rekrytering. Det stärker inte bara kandidatupplevelsen, men hjälper också till att minska avhopp och förstärker ditt arbetsgivarvarumärke. När det görs rätt blir feedback en konkurrensfördel.
Dagens arbetssökande har fler alternativ än någonsin. De ansöker om flera roller samtidigt, och efterfrågade kandidater är sällan beroende av bara en möjlighet. Ju längre du väntar på att svara, desto mer troligt är det att någon annan når dem först. Några dagar av tystnad kan vara allt som krävs för att förlora en bra anställning.
Men det handlar inte bara om hastighet — det handlar om hur kandidatens upplevelse återspeglar din organisation. Även sökande som inte får jobbet kommer ihåg hur de behandlades. Om kommunikationen är respektfull och aktuell lämnar du ett positivt intryck. Men tystnad, tvetydighet eller långa luckor i processen skapar frustration. Människor är vanligtvis bra med att höra ett ”nej”, men de är mycket mindre förlåtande när de lämnas i mörkret.
Problemet är att många företag investerar kraftigt i attraktiva karriärsidor, jobbannonser och verktyg - men släpper bollen vid den mest kritiska punkten: uppföljning. Just i det ögonblick då kandidaterna är mest engagerade och motiverade kan förseningar eller oklar kommunikation få dem att ifrågasätta din professionalism eller intresse. Ibland är ett enda meddelande skillnaden mellan ett undertecknat kontrakt och en förlorad möjlighet.
Så hur kan du skapa en feedbackprocess som är både snabb och hållbar?
Det börjar med att ställa in tydliga interna tidslinjer. Definiera hur snabbt kandidater ska få svar efter ansökan och hur snart de ska höra tillbaka efter intervjuer. Kommunicera dessa förväntningar tydligt - i jobbannonser och i bekräftelsemail. Detta skapar en känsla av struktur och hjälper till att hantera kandidaternas förväntningar.
Luta dig sedan på teknik för att ta hand om det som inte kräver manuell inmatning. Använd ditt sökandes spårningssystem (ATS) för att skicka automatiska bekräftelser vid mottagande av ansökningar, meddela kandidater när de går igenom etapper och påminna anställningschefer när det är dags att ge feedback. Automatisering ersätter inte den mänskliga beröringen - den säkerställer helt enkelt att ingen faller genom sprickorna.
För att spara tid samtidigt som du behåller en personlig ton, förbered meddelandemallar för de vanligaste situationerna: ansökningskvitton, avvisningsuppdateringar, intervjuinbjudningar och tackanteckningar. Men anpassa dem alltid - använd kandidatens namn och nämn relevanta detaljer. Ingen vill känna att de får ett massmeddelande.
Intervjustadiet är där många feedbackprocesser bryts ner. Sätt en tydlig intern standard för hur snabbt feedback ska delas - 48 timmar är ett gediget riktmärke. Även om ett slutligt beslut inte har fattats, kommunicera var saker står. Ett enkelt ”Vi är i slutskedet och kommer att följa upp om X dagar” bygger förtroende och håller konversationen igång. Kandidater uppskattar ärlighet mycket mer än tystnad.
En vanlig flaskhals är chefens svarstid. Många förseningar härrör från denna del av processen, så det är viktigt att göra anställningschefer medvetna om hur viktig deras roll är. Hjälp dem att förstå att snabb feedback förbättrar kandidatupplevelsen, stärker ditt varumärke och minskar risken för att förlora topptalanger. Överväg att göra tidslinjer för feedback till en spårad KPI - inte bara en ”trevlig att ha”, utan en viktig del av ditt anställningsresultat.
I slutändan är feedback en av de mest förbisedda men kraftfulla aspekterna av rekrytering. Ett snabbt, genomtänkt svar hjälper dig att säkra de bästa kandidaterna, förbättra ditt varumärke - även bland dem som inte är anställda - och bygga varaktiga relationer.
Vill du se hur vår ATS kan hjälpa dig att implementera en modern, automatiserad feedbackprocess som förbättrar kandidatupplevelsen i varje steg? Kontakta oss — vi visar dig gärna hur det fungerar i praktiken.
