I ett litet team överlappar rollerna alltid lite grann. Det är en del av arbetssättet. Men när det är oklart vem som ansvarar för vad uppstår konflikter även i enkla uppgifter. Folk kliver på varandras uppgifter utan att mena det. Saker dubbelarbetas. Beslut ifrågasätts. Och irritationen växer utan att någon säger det rakt ut.
Problemet ligger inte i hur mycket som ska göras, utan i att ansvaret inte är fördelat. Om två personer tror att de äger samma uppgift gör de den på olika sätt. Om ingen tar ansvar blir det gjort för sent eller för slarvigt. Båda fallen skapar stress, och den stressen fastnar inte i arbetsflödet – den fastnar mellan människor.
I stora organisationer kan otydlighet döljas bakom processer. I små team syns det direkt. Missförstånd blir snabbt till irritation. Någon känner sig motarbetad. Någon annan känner sig övergiven. Och plötsligt har tonläget förändrats.
Tydliga roller handlar inte om att sätta upp staket. Det handlar om att ta bort friktion. När alla vet vad de ansvarar för blir det lättare att samarbeta. Det blir också enklare att säga till när något hamnar utanför det egna området, i stället för att låtsas att någon annan säkert tar det.
Små team fungerar bäst när allt flyter utan gissningar. När rollerna är tydliga minskar missförstånd, konflikter förebyggs och man får en kultur där folk stöttar varandra utan att trampa snett. Det är inte struktur för strukturens skull. Det är så man får arbetsro även när tempot är högt.
