När en person blir den alla vänder sig till, verkar det fungera. De har koll på systemen, historiken, detaljerna. Saker löser sig snabbt utan möten eller dokumentation. Men med tiden blir det en sårbarhet som påverkar hela verksamheten.
Andra slutar lära sig. Rutiner förblir muntliga. Beslut dokumenteras inte. När personen är sjuk, på semester eller slutar, stannar mycket upp. Vardagliga uppgifter blir plötsligt svåra. Fel ökar. Kunder märker det först. Sedan märks det i teamet.
Det handlar inte om att ifrågasätta den personen, utan att förstå risken. När kunskap bara finns i huvudet på en medarbetare går det inte att förbättra, sprida eller granska den. Den syns inte förrän den saknas.
Lösningen är inte att byta ut. Det är att börja fördela. Ta det som finns i huvudet och gör det synligt. Skriv ner steg, rutiner och kontaktvägar. Gör det enkelt att följa och enkelt att uppdatera. Inkludera vad som görs, varför det görs och vad man gör om något går fel.
Det skapar inte mer jobb, det minskar störningar. Andra kan täcka upp vid behov. Introduktioner går snabbare. Arbetet fastnar inte i någons kalender. Istället för att allt bygger på en person, bygger ni gemensamt driv. Och det är det som gör att verksamheten håller även när det blir pressat.
